【専門家が解説】煩雑な給与計算業務はクラウドツール活用で解決！
手当の多い会社、昇格・昇給の多い職場、残業管理の大変な職場、コラムをご覧の方の中にはExcelだけでは給与計算が煩雑になってきた会社もあるのではないでしょうか。次々と変わる制度に対応していくために、これを機に給与計算ツールについて考えていただけると幸いです。
給与計算業務を効率的に行う理由
給与計算はどこの企業でも発生するといっても過言ではなく、また、その作業が煩雑です。また、支払までの日数が非常に限られており、スピードも求められる業務です。従業員が増えたり、多様な雇用形態の従業員を雇用するとなると、さらに煩雑さを増します。間違って支払われたり、期日から遅れて支払われたりすると、社員からの信用問題にも関わります。
また、健康保険料・厚生年金保険料・介護保険料・雇用保険、住民税、所得税など、各種納付に関わるものも多いため、対従業員のみならず正確さ・迅速さを求められます。
クラウド給与計算ツールの選定方法
Excelで管理できる人数であればよいですが、人数が増えてきた、雇用形態が増えてきた、年末調整を楽にしたい、という会社の変化に伴って、クラウド計算ツールの導入検討はいかがでしょうか。
クラウド型のものであれば、テレワーク導入などさまざまな働き方に対応可能になります。また、クラウド型であれば、バージョンアップやアップグレードなどのメンテナンスも提供会社が行いますので、最新の状態で利用できる安心感もあります。また、Webで入力・集計、振込までの業務が完了するものもあります。
さらに細かく見ていくと
ERP型
ERP（Enterprise Resource Planning）とは、給与計算の機能を包括した業務基幹システムで、勤怠管理以外でも販売管理や会計という別の領域データとも共有が可能です。
労務管理一括型
人事労務の各種業務を一つのサービスで行えるタイプ。従業員情報の登録をすることで、労務管理に必要な書類作成や給与計算を自動化できます。
給与計算特化型
労務管理一括型とは逆で、給与計算に機能を特化させたものです。給与や賞与の計算、給与明細書の作成ができます。初期費用を抑え、給与計算業務のみ効率化したい会社におすすめです。
導入方法
導入にあたり、いくつか比較検討したいものですが、押さえてきたいポイントを紹介します。
自社の規模に適したサービスであるか
→システムの機能やプランが自社の規模や雇用形態に合致しているか確認します。
大規模な企業であれば、カスタマイズの自由度の高いERPがおすすめな場合もあります。
成長途中の会社であれば、給与計算特化型で十分な場合もあります。
勤怠管理システムなど 他のシステムとの親和性
→給与計算は勤怠情報を基に計算されます。今ある勤怠管理システムからデータを流し込むにあたり、適したフォーマットに変換する作業が 生まれる場合もあります。
毎月発生する作業なので、この変換作業自体が簡単なものがおすすめです。
セキュリティ対策は優れているか
→従業員の個人情報など、機密情報を扱います。導入する給与計算システムのセキュリティ対策がきちんとなされているか確認を取りましょう。
導入するメリット
クラウド型ツールを導入することで以下のことが期待できます。
コスト削減：給与計算にかける時間を削減します。
法改正の自動化：インストール版と異なり、提供会社側が法改正の対応をはかることが大多数のため、改正を気にすることなく利用できます。
従業員がコア業務に集中できる、何かの業務と給与計算業務を兼務している方にとっては、コア業務に集中できる時間が生まれます。また、モバイル機器からもアクセスでき、特定の端末に縛られずに処理ができます。
まとめ
給与計算ツールの導入で、ミスができない重要な業務を効率化できます。今お使いの勤怠管理ツールと自動連携できるようなものがあると、担当部署や給与計算担当者の負担を大きく減らせることでしょう。ツールによって、さまざまな違いがありますので、自社の雇用形態、規模、作業する担当者に合ったツールの導入検討をぜひおすすめください。
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